Windykacja polubowna – od czego zacząć?

Windykacja polubowna – od czego zacząć?

7 listopada, 2021 0 przez admin

Niezapłacone w terminie faktury to zmora przedsiębiorców. Co zrobić, jeśli klient nie uregulował należności? Od czego zacząć? O tym poniżej.

Przypomnij o płatności

Zadłużenie powstaje dzień po terminie płatności – od tej pory formalnie firma staje się wierzycielem, a kupujący – dłużnikiem. Nie warto jednak od razu przechodzić do używania tych określeń. Zdarzają się bowiem losowe sytuacje, które mają wpływ na nieterminową płatność. Mogą to być problemy techniczne w banku, omyłkowo wprowadzony błędny numer rachunku bankowego czy absencja pracownicza.

Jak nawiązać dialog z osobą zalegająca z wpłatą? Najpierw trzeba łagodnym tonem spróbować przypomnieć o płatności. W tym celu najprościej i najekonomiczniej dla firmy jest zadzwonić albo wysłać wiadomość SMS/e-mail z informacją o fakturze do pilnego uregulowania. Jeśli jest to niemożliwe kolejnymi opcjami są: osobista wizyta u zobowiązanego lub skierowanie wezwania do zapłaty – pomimo mocno windykacyjnej nazwy jest to jedynie przypomnienie o płatności, które nota bene nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Powinno jednak zachować formalny styl i zawierać konkretne dane dotyczące długu. Może być dostarczone pocztą tradycyjną lub elektronicznie.

Wyślij ostateczne wezwanie do zapłaty

W sytuacji, gdy powyższe próby zakończenia sprawy okazały się bezskuteczne, należy skierować do dłużnika ostateczne wezwanie do zapłaty. Dokument musi zawierać dane dłużnika i wierzyciela, a także szczegółowe informacje w zakresie długu (podstawa naliczenia, termin zapłaty, kwota). Dobrze jest także zamieścić sankcję, aby zobowiązany miał świadomość, że w przypadku braku uregulowania należności, sprawa wkroczy na drogę postępowania sądowego, a w konsekwencji rozpocznie się egzekucja komornicza. Innym skutkiem braku wpłaty może być cesja wierzytelności do firmy windykacyjnej, co spowoduje znaczny wzrost kosztów dla dłużnika. Można także dokonać wpisu negatywnej informacji do Rejestru Dłużników i innych, ogólnodostępnych spisów prezentujących zadłużenia (np. internetowe giełdy wierzytelności).

Wezwanie ostateczne to ostatni element łańcucha polubownej windykacji. Trzeba je wysłać w tradycyjnej formie – przez pocztę za potwierdzeniem odbioru. Jeśli dłużnik okazałby się oporny i nie zareagował na pismo, list ten będzie stanowił dowód w postępowaniu sądowym.

Ugoda – czy warto?

Warto. Podpisana przez dłużnika ugoda to przyznanie się do długu – bardzo dobre rozwiązanie w sytuacji, kiedy zadłużenie jest sporne. Dla celów dowodowych i zabezpieczenia interesów wierzyciela, należy dążyć do spisania ustaleń wraz z podaniem pełnych danych obu stron. Dokument ten to również szansa na odzyskanie należności bez ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z opłatami sądowymi i zaliczkami komorniczymi. W przypadku niewywiązania się dłużnika z ustalonych warunków, ugoda również będzie stanowić dowód w postępowaniu sądowym.